App Privacy Policy – Every

Last updated: October 2024

We, NEWWORK Software SE together with our subsidiaries (hereinafter collectively referred to as “the company”, “we” or “us”), take the protection of your personal data seriously and would like to inform you here about data protection when using the “Every” app (hereinafter referred to simply as the “app”).

Where we determine the purposes and means of data processing, either alone or jointly with others, this includes, in particular, the obligation to provide you with transparent information about the nature, scope, purpose, duration and legal basis of the processing (see Articles 13 and 14 GDPR). This statement (hereinafter referred to as the “Privacy Policy”) informs you how we process your personal data in connection with your use of the app.

A. General Information

1. Definitions

Following Article 4 GDPR, this Privacy Policy is based on the following definitions:

– “Personal data” (Article 4(1) GDPR) means any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”). A person is identifiable if they can be identified directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, an online identifier, location data or information about factors specific to their physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity. Identifiability may also arise from combining such information or other additional knowledge. How the information originates, its form or the medium in which it is recorded is immaterial (photographs, video or audio recordings may also contain personal data).

– “Processing” (Article 4(2) GDPR) means any operation involving personal data, whether or not by automated (i.e. technology-assisted) means. This includes, in particular, collection (i.e. obtaining data), recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, reading, retrieval, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment, combination, restriction, erasure or destruction of personal data, as well as any change to the objective or purpose originally underlying the data processing.

– “Controller” (Article 4(7) GDPR) means the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.

– “Third party” (Article 4(10) GDPR) means any natural or legal person, public authority, agency or other body other than the data subject, the controller, the processor and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorised to process the personal data; this also includes other legal entities within the same group.

– “Processor” (Article 4(8) GDPR) means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller, in particular in accordance with the controller’s instructions (e.g. an IT service provider). In particular, a processor is not a third party for the purposes of data protection law.

– “Consent” of the data subject (Article 4(11) GDPR) means any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which they, by a statement or other clear affirmative action, signify agreement to the processing of personal data relating to them.

2. Changes to the Privacy Policy

(1) As data protection law develops and technological or organisational changes occur, particularly in our app, we regularly review our Privacy Policy to determine whether amendments or additions are required. You will be informed of any changes.

3. No Obligation to Provide Personal Data

We do not make entering into contracts with us conditional on your providing us with personal data beforehand. As a customer, you are generally under no statutory or contractual obligation to provide us with your personal data; however, we may only be able to provide certain services to a limited extent or not at all if you do not provide the data required for them. If, exceptionally, this applies to any of the products we offer as described below, you will be notified separately.

B. Information on the Processing of Your Data

1. Collection of Personal Data Relating to You

(1) When you use our app, we collect personal data about you.

(2) Personal data means all data relating to you as an individual (see General Information above). For example, your name, location data, IP address, device identifier, SIM card number, postal address and email address are personal data.

2. Legal Bases for Data Processing

(1) As a matter of law, any processing of personal data is prohibited in principle and is permitted only if it falls within one of the following legal bases:

– Article 6(1), first sentence, point (a) GDPR (“consent”): where the data subject has freely, in an informed and unambiguous manner, indicated by a statement or other clear affirmative action that they agree to the processing of personal data relating to them for one or more specific purposes;

– Article 6(1), first sentence, point (b) GDPR: where processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is a party or in order to take steps at the data subject’s request prior to entering into a contract;

– Article 6(1), first sentence, point (c) GDPR: where processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject (e.g. a statutory retention obligation);

– Article 5(1), first sentence, point (d) GDPR: where processing is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person;

– Article 6(1), first sentence, point (e) GDPR: where processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller; or

– Article 6(1), first sentence, point (f) GDPR (“legitimate interests”): where processing is necessary for the purposes of the legitimate interests (in particular legal or economic interests) pursued by the controller or a third party, unless the opposing interests or rights of the data subject override those interests (in particular where the data subject is a minor).

The storage of information on an end user’s terminal equipment, or access to information already stored on that terminal equipment, is permitted only if covered by one of the following legal bases:

– Section 25(1) TDDDG: where the end user has given consent on the basis of clear and comprehensive information. Consent must be given in accordance with Article 6(1), first sentence, point (a) GDPR;

– Section 25(2), point 1 TDDDG: where the sole purpose is to carry out the transmission of a communication over a public telecommunications network; or

– Section 25(2), point 2 TDDDG: where the storage or access is strictly necessary for the provider of a telemedia service to provide a telemedia service expressly requested by the user.

(2) Below, we specify the applicable legal basis for each processing operation we carry out. Processing may also be based on more than one legal basis.

3. Data Collected When Downloading the App

(1) When you download this app, certain data relating to you that are required for the download are transmitted to the relevant app store (e.g. Apple App Store or Google Play).

(2) In particular, the email address, username and customer number of the account used for the download, the individual device identifier, payment information and the time of the download are transmitted to the app store when the app is downloaded.

(3) We have no influence over the collection and processing of these data; these activities are carried out exclusively by the app store you select. Accordingly, we are not responsible for this collection and processing; responsibility lies solely with the app store. Information about how the app store operators process your personal data can be found in the privacy policies provided there by the respective operators.

4. Data Collected During Use

(1) To make the benefits of our app available to you, we necessarily need to collect certain data relating to you during use that are required for the operation of the app.

(2) We collect these data only where this is necessary for the performance of the contract between you and us (Article 6(1)(b) GDPR). We also collect these data where this is necessary for the app to function and your interest in protecting your personal data does not take precedence (Article 6(1)(f) GDPR), or where you consent to their collection and processing (Article 6(1)(a) GDPR).

(3) We collect and process the following data relating to you:

– Device information: Access data include the IP address, device ID, device type, device-specific settings and app settings, as well as the date and time of access, the time zone, the volume of data transferred and a notification of whether the data exchange was completed and, where applicable, data about app crashes. These access data are processed to enable the technical operation of the app

– Data you provide to us: A user account must be created to use the app. For this purpose, you must provide at least your login name. We also process your employee master data (such as name, address, job title, position, etc.).

– Information processed with your consent: We process other information (e.g. camera images) if you permit us to do so.

– Contact form data: When contact forms are used, the data submitted through them are processed (e.g. gender, surname and first name, address, company, email address and the time of submission).

(4) Where processing the data requires information to be stored on your terminal equipment or access to information already stored on that terminal equipment, the legal basis is Section 25(1) and (2) TDDDG.

(5) When you register for our app, single sign-on access is created through Keycloak. Keycloak is an open-source identity and access management solution designed to secure modern applications and services. Further information about Keycloak is available at https://www.keycloak.org. The following personal data are processed during registration: email address. These data are processed to identify users for access control purposes. Processing these data is necessary for the performance of the contract so that you can use our app. The legal basis for processing is Article 6(1)(b) GDPR.

5. Use of Cookies

(1) We use cookies in the operation of our app. Cookies are small text files that are placed in the memory of your mobile device and stored in association with the mobile app you use. They provide certain information to the entity that sets the cookie. Cookies cannot execute programs or transmit viruses to your computer and therefore cannot cause damage. They are used to make our app more user-friendly and effective overall, and thus more convenient for you.

(2) Cookies may contain data that enable the device used to be recognised. In some cases, however, cookies contain only information about certain settings that cannot be linked to a person. Cookies cannot directly identify a user.

(3) A distinction is made between session cookies, which are deleted when you close your browser, and persistent cookies, which remain stored beyond an individual session. In terms of their function, a further distinction is made between:

– Technical cookies: these are strictly necessary to navigate within the app, use basic functions and ensure the security of the app; they neither collect information about you for marketing purposes nor record which websites you have visited;

– Performance cookies: these collect information about how you use our app, which pages you visit and, for example, whether errors occur when using the app; they do not collect information that could identify you — all information collected is anonymous and is used only to improve our app and to find out what interests our users;

– Advertising cookies, targeting cookies: these are used to provide app users with relevant advertising within the app or offers from third parties and to measure the effectiveness of these offers; advertising and targeting cookies are stored for a maximum of 13 months;

– Sharing cookies: these are used to improve the interactivity of our app with other services (e.g. social networks); sharing cookies are stored for a maximum of 13 months.

(4) The legal basis for cookies that are strictly necessary to provide you with the service you have expressly requested is Section 25(2), point 2 TDDDG.

(5) Any use of cookies that is not strictly necessary for technical reasons constitutes data processing that is permitted only with your express and active consent pursuant to Section 25(1) TDDDG in conjunction with Article 6(1), first sentence, point (a) GDPR. This applies in particular to the use of performance, advertising, targeting or sharing cookies. Furthermore, we disclose your personal data processed through cookies to third parties only if you have given your express consent under Article 6(1), first sentence, point (a) GDPR.

6. Cookie Policy

No cookies or similar tracking measures are currently used.

7. Data Retention Period

(1) We erase your personal data as soon as they are no longer necessary for the purposes for which we collected or used them. As a rule, we retain your personal data for the duration of the relationship arising from your use of the app or your contractual relationship relating to the app.

(2) However, data may be retained beyond the period specified in the event of an actual or threatened legal dispute with you or other legal proceedings.

(3) Third parties engaged by us will store your data on their systems for as long as necessary in connection with providing their services to us in accordance with the respective assignment.

(4) Statutory requirements governing the retention and erasure of personal data remain unaffected by the above (e.g. Section 257 HGB or Section 147 AO). When the retention period prescribed by law expires, the personal data will be blocked or erased unless we need to retain them further and there is a legal basis for doing so.

8. Data Security

We use appropriate technical and organisational security measures to protect your data against accidental or intentional manipulation, partial or complete loss, destruction or unauthorised access by third parties, taking into account the state of the art, implementation costs, the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks of a data breach (including its likelihood and consequences) for the data subject. Our security measures are continually improved in line with technological developments.

9. No Automated Decision-Making (Including Profiling)

We do not intend to use personal data collected from you for an automated decision-making process (including profiling).

10. Change of Purpose

(1) Your personal data will be processed for purposes other than those described only where this is permitted by law or where you have consented to the changed purpose of the data processing.

(2) If data are further processed for purposes other than those for which they were originally collected, we will inform you of those other purposes before the further processing takes place and provide you with all other relevant information.

C. Responsibility for Your Data and Contact Details

1. Controller, Contact Details and Data Protection Officer

(1) We, NewWork Software SE, Hofwiesenstraße 14, 08527 Plauen (E: info@newwork.com; T: +49 (0) 30 23590473), are the controller responsible for processing your personal data within the meaning of Article 4(7) GDPR.

(2) The contact details of our data protection officer are:

privacy@newwork.com

resource Software AG

Rübgrund 19

64347 Griesheim.

2. Data Collection When You Contact Us

(1) If you contact us by email or via a contact form, we store your email address, your name and any other personal data you provide when contacting us so that we can contact you to answer your enquiry.

(2) We erase these data as soon as storage is no longer necessary. Where statutory retention periods apply, the data remain stored, but we restrict their processing.

D. Data Processing by Third Parties

1. Processing on Our Behalf

(1) We may engage service providers for individual functions of our app. Like any larger company, we also use external service providers in Germany and abroad to conduct our business (e.g. in IT, logistics, telecommunications, sales and marketing). They act only on our instructions and have been contractually obliged to comply with data protection provisions within the meaning of Article 28 GDPR.

(2) We currently use the following service providers to provide our app:

– External hosting: We use “Microsoft Azure”, a service provided by Microsoft Corporation (hereinafter referred to simply as “Microsoft USA”), One Microsoft Way, 98052-6399 Richmond WA, United States of America, for the external hosting of our app (Microsoft USA has obtained certification under the EU-US Data Privacy Framework, available at https://www.dataprivacyframework.gov/list); however, our app is hosted exclusively in data centres of Microsoft Ireland Operations Ltd. One Microsoft Place, South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland, within the European Union. The legal basis for data processing is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the error-free functioning of our app. We have entered into an agreement with the provider for the processing of personal data on our behalf pursuant to Article 28 GDPR. Further information about Microsoft Azure Cloud is available in the provider’s privacy policy: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.

– Data conversion: We use Kafka, an open-source application of the Apache Software Foundation, for data conversion; in this case, however, the service is offered and operated by Microsoft USA (for further details about the provider, see “External hosting”). The service is software that we use to process data streams. It stores and processes these data streams and provides an interface for loading and exporting them to third-party systems. The legal basis for data processing is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the error-free functioning of our app. We have entered into an agreement with the provider for the processing of personal data on our behalf pursuant to Article 28 GDPR;

– Database: We use MongoDB as our database service, a service provided by Mongo DB, Inc., 1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA (hereinafter referred to simply as “MongoDB USA”); in this case, however, it is offered and distributed by Microsoft Irland (for further details about the provider, see “External hosting”).

The legal basis for data processing is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the error-free functioning of our app. The databases managed through MongoDB are located on European servers in Microsoft Azure Cloud (for further details and information about the existence of an agreement for processing on our behalf within the meaning of Article 28 GDPR, see the explanation under “External hosting”).

– Voice assistant: Our integrated AI-powered voice assistant uses a chat function from Microsoft Arzure OpenAI (hereinafter referred to simply as “Azure OpenAI”). This service is operated by Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland, and is provided within Microsoft Azure (see the explanation under “External hosting”). Azure Open AI is based on OpenAI GPT-3 or GPT-4, Codex and DALL-E models. When the chat function is used, text messages or inputs are sent to Azure OpenAI Services. The precise content and purpose of the communication are determined by the message content you specify. As a customer, you also have the choice of whether to use our AI-powered voice assistant. Our app can also be used without this function. Data entered into the chat function are processed on Microsoft Azure servers, but only within the instances provided for us. When communicating with Azure OpenAI Services, certain data, including the texts entered, may be transmitted to Microsoft Azure to carry out the AI processing. No further disclosure to third parties takes place. Microsoft guarantees that all customer requests (inputs) and AI responses (outputs), as well as all actual customer and training data, are not available to other customers, are not available to OpenAI, are not used to improve OpenAI models, and are not used to improve Microsoft or third-party products or services. Microsoft does not use your personal data for training for third parties. To continually improve our app and the integrated AI-powered voice assistant, your inputs are used to train the Azure OpenAI model we use. The training data do not leave the Microsoft Azure instance for which we are responsible. If you have questions about your contract, the legal basis for processing your personal data when using our AI-based voice assistant is Article 6(1)(a) GDPR. The processing of your data in connection with the use of the chat function, including training the Azure OpenAI model, is also carried out under Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is to provide you with an optimised (in particular, error-free) and personalised user experience. Microsoft provides further information on data protection matters in connection with the use of Azure OpenAI Services on the following pages: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/ai-services/openai/faq and https://learn.microsoft.com/de-de/legal/cognitive-services/openai/data-privacy. Microsoft’s core principles for responsibility in the development and use of AI are available at https://www.microsoft.com/de-de/ai/responsible-ai.

(3) The following additional categories of recipients, who are generally processors, may have access to your personal data:

– Service providers for the operation of our app and the processing of data stored or transmitted by the systems (e.g. for data centre services, payment processing or IT security). Where these are not processors, the legal basis for disclosure is Article 6(1), first sentence, point (b) or (f) GDPR;

– Government bodies or authorities, where this is necessary to comply with a statutory obligation. In such cases, the legal basis for disclosure is Article 6(1), first sentence, point (c) GDPR;

– Persons engaged in conducting our business operations (e.g. auditors, banks, insurers, legal advisers, supervisory authorities, parties involved in company acquisitions or the establishment of joint ventures). In such cases, the legal basis for disclosure is Article 6(1), first sentence, point (b) or (f) GDPR.

(4) Apart from this, we disclose your personal data to third parties only if you have given your express consent under Article 6(1), first sentence, point (a) GDPR.

(5) Where we disclose your personal data to our subsidiaries, or our subsidiaries disclose them to us (e.g. for advertising purposes), this takes place on the basis of existing arrangements for processing on behalf of a controller.

2. Conditions for Transferring Personal Data to Third Countries

(1) In the course of our business relationships, your personal data may be transferred or disclosed to third-party companies. These companies may also be located outside the European Economic Area (EEA), i.e. in third countries. Such processing takes place exclusively to fulfil contractual and business obligations and to maintain your business relationship with us (the legal basis is Article 6(1)(b) or (f), in each case in conjunction with Article 44 et seq. GDPR). Your personal data are currently not transferred to any third country.

3. Statutory Obligation to Transfer Certain Data

In certain circumstances, we may be subject to a specific statutory or legal obligation to make lawfully processed personal data available to third parties, in particular public bodies (Article 6(1), first sentence, point (c) GDPR).

F. Your Rights

1. Right of Access

(1) You have the right to obtain from us access to personal data relating to you to the extent provided for in Article 15 GDPR.

(2) To exercise this right, you must submit a request either by email or by post to the addresses given above.

2. Right to Object to Data Processing and to Withdraw Consent

(1) Under Article 21 GDPR, you have the right to object at any time to the processing of personal data relating to you. We will cease processing your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or unless the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.

(2) Under Article 7(3) GDPR, you have the right to withdraw at any time any consent you have previously given to us (including consent given before the GDPR became applicable, i.e. before 25.5.2018). Consent means your freely given, informed and unambiguous indication, by a statement or other clear affirmative action, that you agree to the processing of the personal data concerned for one or more specific purposes. If you withdraw such consent, we may no longer continue, in the future, the data processing that was based on it.

(3) To do so, please contact the contact point specified above.

3. Right to Rectification and Erasure

(1) Where personal data relating to you are inaccurate, you have the right under Article 16 GDPR to obtain their rectification from us without undue delay. Please submit any such request to the contact point specified above.

(2) Under the conditions set out in Article 17 GDPR, you have the right to request the erasure of personal data relating to you. Please submit any such request to the contact point specified above. In particular, you have the right to erasure where the data in question are no longer necessary for the purposes for which they were collected or processed, where the data retention period has expired, where an objection has been raised or where processing is unlawful.

4. Right to Restriction of Processing

(1) In accordance with Article 18 GDPR, you have the right to obtain from us restriction of the processing of your personal data.

(2) Please submit any such request to the contact point specified above.

(3) In particular, you have the right to restriction of processing where the accuracy of the personal data is disputed between you and us; in this case, the right applies for the period required to verify their accuracy. The same applies where it remains disputed between you and us whether a right to object has been successfully exercised. In addition, this right applies in particular where you have a right to erasure and request restricted processing instead of erasure.

5. Right to Data Portability

(1) In accordance with Article 20 GDPR, you have the right to receive from us the personal data relating to you that you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format.

(2) Please submit any such request to the contact point specified above.

6. Right to Lodge a Complaint with a Supervisory Authority

Under Article 77 GDPR, you have the right to lodge a complaint with a competent supervisory authority concerning the collection and processing of your personal data.

Datenschutzhinweise – Every

Stand: Oktober 2024

Wir, die NEWWORK Software SE samt unseren Tochterunternehmen (nachfolgend gemeinsam: “das Unternehmen”, “wir” oder “uns”) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz bei der Nutzung der „Every”-App (nachfolgend nur „App”) informieren.

Soweit wir entweder alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und Art. 14 DSGVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: “Datenschutzhinweise”) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns im Zusammenhang mit der Nutzung der App verarbeitet werden.

A. Allgemeines

1. Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen diesen Datenschutzhinweisen folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

– “Personenbezogene Daten” (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (“Betroffener”) beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).

– “Verarbeiten” (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (dh technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (dh die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.

– “Verantwortlicher” (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

– “Dritter” (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.

– “Auftragsverarbeiter” (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (zB IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.

– “Einwilligung” (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Änderung der Datenschutzhinweise

(1) Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen, insbesondere in unserer App werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie unterrichtet.

3. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der nachfolgend vorgestellten, von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen.

B. Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten

1. Die Erhebung Sie betreffender personenbezogener Daten

(1) Bei der Nutzung unserer App werden von uns personenbezogene Daten über Sie erhoben.

(2) Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf Ihre Person beziehen (siehe oben unter Allgemeines). Beispielsweise handelt es sich bei Ihrem Namen, Ihren Standortdaten, Ihrer IP-Adresse, der Gerätekennung, der SIM-Kartennummer, Ihrer Adresse sowie E-Mail-Adresse um personenbezogene Daten.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

(1) Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (“Einwilligung”): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;

– Art. 6 Abs.1 S.1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (zB eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);

– Art. 5 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (“Berechtigte Interessen”): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, sind nur zulässig, wenn sie von einem der folgenden Rechtfertigungstatbeständen gedeckt sind:

– §25 Abs. 1 TDDDG: Wenn der Endnutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat. Die Einwilligung hat gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zu erfolgen;

– §25 Abs. 2 Nr. 1 TDDDG: Wenn der alleinige Zweck die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz ist oder

– §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Wenn die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen kann.

(2) Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.

3. Die beim Download erhobenen Daten

(1) Beim Download dieser App werden bestimmte dafür erforderlichen Daten zu Ihrer Person an den entsprechenden App Store (zB Apple App Store oder Google Play) übermittelt.

(2) Insbesondere werden beim Herunterladen die E-Mail-Adresse, der Nutzername, die Kundennummer des herunterladenden Accounts, die individuelle Gerätekennziffer, Zahlungsinformationen sowie der Zeitpunkt des Downloads an den App Store übertragen werden.

(3) Auf die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten haben wir keinen Einfluss, sie erfolgt vielmehr ausschließlich durch den von Ihnen ausgewählten App Store. Dementsprechend sind wir für diese Erhebung und Verarbeitung nicht verantwortlich; die Verantwortung dafür liegt allein beim App Store. Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die App Store-Betreiber finden Sie in den dort hinterlegten Datenschutzhinweisen des jeweiligen Betreibers.

4. Bei der Nutzung erhobenen Daten

(1) Die Vorzüge unserer App können wir ihnen zwangsläufig nur zur Verfügung stellen, wenn bei der Nutzung von uns bestimmte, für den App-Betrieb erforderliche Daten zu Ihrer Person erhoben werden.

(2) Wir erheben diese Daten nur, wenn dies für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ferner erheben wir diese Daten, wenn dies für die Funktionsfähigkeit der App erforderlich ist und Ihr Interesse am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder wenn Sie in die Erhebung und Verarbeitung einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(3) Wir erheben und verarbeiten folgende Daten von Ihnen:

– Geräteinformationen: Zu den Zugriffsdaten gehören die IP-Adresse, Geräte-ID, Geräteart, gerätespezifische Einstellungen und App-Einstellungen sowie das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, die Zeitzone, die übertragene Datenmenge und die Meldung, ob der Datenaustausch vollständig war und ggf. Daten zum Absturz der App. Diese Zugriffsdaten werden verarbeitet, um den Betrieb der App technisch zu ermöglichen

– Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Für die Nutzung der App ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dafür geben Sie mindestens Ihren Anmeldenamen an. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Personalstammdaten (wie Name, Anschrift, Berufsbezeichnung, Position usw.).

– Informationen mit Ihrer Einwilligung: Sonstige Informationen (zB Kamerabild) verarbeiten wir, wenn Sie uns dies gestatten.

– Kontaktformulardaten: Bei der Nutzung von Kontaktformularen werden die dadurch übermittelten Daten verarbeitet (zB Geschlecht, Name und Vorname, Anschrift, Firma, E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Übermittlung).

(4) Sofern für die Verarbeitung der Daten die Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, erforderlich ist, ist §25 Abs. 1, 2 TDDDG hierfür die Rechtsgrundlage.

(5) Im Rahmen der Anmeldung zu unserer App wird ein Single-Sign-On Zugang über Keycloak erzeugt. Keycloak ist eine Open-Source-Lösung für Identity und Access Management, die auf die Absicherung moderner Anwendungen und Services ausgerichtet ist. Weitergehende Informationen zu Keycloak finden Sie unter https://www.keycloak.org. Im Rahmen der Anmeldung werden die nachfolgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: E-Mail-Adresse. Diese Daten werden zum Zweck der Zugriffssteuerung zur Benutzeridentifikation verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Vertragsdurchführung erforderlich, damit Sie unsere App nutzen können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Einsatz von Cookies

(1) Beim Betrieb unserer App nutzen wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Gerätespeicher Ihres mobilen Endgerätes abgelegt und der von Ihnen verwendeten mobilen App zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und daher keine Schäden anrichten. Sie dienen dazu, unsere App insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, also für Sie angenehmer zu machen.

(2) Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind. Cookies können einen Nutzer aber nicht direkt identifizieren.

(3) Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Hinsichtlich ihrer Funktion unterscheidet man bei Cookies wiederum zwischen:

– Technical Cookies: Diese sind zwingend erforderlich, um sich innerhalb der App zu bewegen, grundlegende Funktionen zu nutzen und die Sicherheit der App zu gewährleisten; sie sammeln weder Informationen über Sie zu Marketingzwecken noch speichern sie, welche Webseiten Sie besucht haben;

– Performance Cookies: Diese sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere App nutzen, welche Seiten Sie besuchen und zB ob Fehler bei der Appnutzung auftreten; sie sammeln keine Informationen, die Sie identifizieren könnten – alle gesammelten Informationen sind anonym und werden nur verwendet, um unsere App zu verbessern und herauszufinden, was unsere Nutzer interessiert;

– Advertising Cookies, Targeting Cookies: Diese dienen dazu, dem Appnutzer bedarfsgerechte Werbung innerhalb der App oder Angebote von Dritten anzubieten und die Effektivität dieser Angebote zu messen; Advertising und Targeting Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert;

– Sharing Cookies: Diese dienen dazu, die Interaktivität unserer App mit anderen Diensten (zB sozialen Netzwerken) zu verbessern; Sharing Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert.

(4) Rechtsgrundlage für Cookies, die unbedingt erforderlich sind, um Ihnen den ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen, ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

(5) Jeder Einsatz von Cookies, der nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits gem. §25 Abs. 1 TDDDG iVm Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erlaubt ist. Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Performance, Advertising, Targeting oder Sharing Cookies. Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

6. Cookie-Richtlinie

Derzeit werden keine Cookies oder ähnliche Trackingmaßnahmen gesetzt.

7. Zeitraum der Datenspeicherung

(1) Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die App.

(2) Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen.

(3) Von uns eingesetzte Dritte werden Ihre Daten auf deren System so lange speichern, wie es im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistung für uns entsprechend dem jeweiligen Auftrag erforderlich ist.

(4) Rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten bleiben von Vorstehendem unberührt (zB §257 HGB oder §147 AO). Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

8. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.

10. Zweckänderung

(1) Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben.

(2) Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

C. Verantwortlichkeit für Ihre Daten und Kontakte

1. Verantwortlicher, Kontaktdaten und Datenschutzbeauftragter

(1) Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind wir NewWork Software SE, Hofwiesenstraße 14, 08527 Plauen (E: info@newwork.com; T: +49 (0) 30 23590473).

(2) Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

privacy@newwork.com

resource Software AG

Rübgrund 19

64347 Griesheim.

2. Datenerhebung bei der Kontaktaufnahme

(1) Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular mit uns Kontakt aufnehmen, dann werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und alle weiteren personenbezogenen Daten, die Sie im Zuge der Kontaktaufnahme angegeben haben, von uns gespeichert, damit wir mit Ihnen zur Beantwortung der Frage Kontakt aufnehmen können.

(2) Diese Daten löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor, bleiben die Daten zwar gespeichert, aber wir schränken die Verarbeitung ein.

D. Datenverarbeitung durch Dritte

1. Auftragsdatenverarbeitung

(1) Es kann vorkommen, dass für einzelne Funktionen unserer App auf beauftragte Dienstleister zurückgegriffen wird. Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (zB für die Bereiche IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

(2) Folgende Dienstleister setzen wir derzeit zur Bereitstellung unserer App ein:

– Externes Hosting: Für das externe Hosting unserer App nutzen wir den Dienst „Microsoft Azure”, einem Dienst der Microsoft Corporation (nachfolgend nur „Microsoft USA”), One Microsoft Way, 98052-6399 Richmond WA, Vereinigte Staaten von Amerika (Microsoft USA hat sich im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifizieren lassen, abrufbar unter https://www.dataprivacyframework.gov/list); für das Hosting unserer App kommen jedoch ausschließlich Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations Ltd. One Microsoft Place, South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, innerhalb der Europäischen Union zum Einsatz. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Wir haben mit dem Anbieter eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Weitere Informationen zur Microsoft Azure Cloud finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.

– Datenkonvertierung: Für die Datenkonvertierung nutzen wir den Dienst Kafka, eine Open Source Anwendung der Apache Software Foundation, die vorliegend jedoch von Microsoft USA (Näheres zum Anbieter unter „Externes Hosting”) angeboten und betrieben wird. Bei dem Dienst handelt es sich um eine Software, die wir zur Verarbeitung von Datenströmen einsetzen. Der Dienst speichert und verarbeitet solche Datenströme und stellt eine Schnittstelle zum Laden und Exportieren dieser Datenströme zu Drittsystemen bereit. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Wir haben mit dem Anbieter eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen;

– Datenbank: Als Datenbankservice nutzen wir MongoDB, einem Dienst der Mongo DB, Inc., 1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA (nachfolgend nur „MongoDB USA”), der vorliegend jedoch von Microsoft Irland (Näheres zum Anbieter unter „Externes Hosting”) angeboten und vertrieben wird.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Die über MongoDB verwalteten Datenbanken liegen auf europäischen Servern in der Microsoft Azure Cloud (siehe hierzu und zum Vorliegen einer Vereinbarung über die Verarbeitung im Auftrag iSv Art. 28 DSGVO die Ausführungen unter „Externes Hosting”).

– Sprachassistent: Für unseren integrierten KI-gestützten Sprachassistent kommt eine Chat-Funktion von Microsoft Arzure OpenAI (nachfolgend nur „Azure OpenAI”) zum Einsatz. Dieser Dienst wird von Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland betrieben und innerhalb von Microsoft Azure bereitgestellt (siehe hierzu die Ausführungen unter „Externes Hosting”). Azure Open AI arbeitet auf Basis von OpenAI GPT-3 bzw. GPT-4-, Codex- und DALL-E-Modellen. Im Rahmen der Nutzung der Chat-Funktion werden Textnachrichten oder Eingaben an die Azure OpenAI Services gesendet. Der genaue Inhalt und Zweck der Kommunikation wird durch den von Ihnen bestimmten Nachrichteninhalt vorgegeben. Sie als Kunde haben zudem die Wahl, ob Sie unseren KI-gestützten Sprachassistenten verwenden. Die Nutzung unserer App ist auch ohne die Nutzung dieser Funktion möglich. Die Verarbeitung der in die Chatfunktion eingegebenen Daten erfolgt auf den Servern von Microsoft Azure, jedoch nur innerhalb der für uns bereitgestellten Instanzen. Bei der Kommunikation mit den Azure OpenAI Services können bestimmte Daten, einschließlich der eingegebenen Texte, an Microsoft Azure übertragen werden, um die KI-Verarbeitung durchzuführen. Eine darüber hinaus gehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Microsoft garantiert, dass sämtliche Kundenanfragen (Eingaben) und KI-Antworten (Ausgaben) wie auch alle realen Kunden- und Trainingsdaten nicht für andere Kunden verfügbar sind, nicht für OpenAI verfügbar sind, nicht zur Verbesserung von OpenAI-Modellen verwendet werden, nicht zur Verbesserung von Microsoft- oder Drittanbieterprodukten oder -diensten verwendet werden. Ein Training durch Microsoft mit Ihren personenbezogenen Daten für Dritte findet nicht statt. Um unsere App und den integririerten KI-gestützten Sprachassistenten stetig zu verbessern, werden Ihre Eingaben zum Training des von uns genutzten Azure OpenAI-Modells verwendet. Die Trainingsdaten verlassen dabei nicht die von uns verantwortete Instanz von Microsoft Azure. Haben Sie Fragen rund um Ihren Vertrag, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres KI-basierten Sprachassistenten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Chat-Funktion, einschließlich dem Trainieren des Azure OpenAI-Modells erfolgt zudem nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen eine optimierte (insb. fehlerfreie) und personalisierte Benutzererfahrung zu bieten. Weitere Information zu Datenschutzfragen im Zusammenhang mit der Nutzung von Azure OpenAI Services stellt Microsoft auf den folgenden Seiten zur Verfügung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/ai-services/openai/faq sowie https://learn.microsoft.com/de-de/legal/cognitive-services/openai/data-privacy. Die grundlegenden Prinzipien von Microsoft für Verantwortlichkeit bei der Entwicklung und den Einsatz von KI finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/ai/responsible-ai.

(3) Folgende weitere Kategorien von Empfängern, bei denen es sich im Regelfall um Auftragsverarbeiter handelt, erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

– Dienstleister für den Betrieb unserer App und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (zB für Rechenzentrumsleistungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt;

– Staatliche Stellen/Behörden, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO;

– Zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (zB Auditoren, Banken, Versicherungen, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden, Beteiligte bei Unternehmenskäufen oder der Gründung von Gemeinschaftsunternehmen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

(4) Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

(5) Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden (zB zu werblichen Zwecken), geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

2. Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten an Drittländer

(1) Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit b oder lit. f jeweils iVm Art. 44 ff. DSGVO). Derzeit findet keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.

3. Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen ( Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

F. Ihre Rechte

1. Auskunftsrecht

(1) Sie gegenüber uns das Recht im Umfang von Art. 15 DSGVO, Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten.

(2) Hierfür ist ein Antrag von Ihnen erforderlich, der entweder per E-Mail oder postalisch an die oben angegebenen Adressen zu senden ist.

2. Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und Widerruf der Einwilligung

(1) Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

(2) Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, dh vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

(3) Diesbezüglich wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

3. Recht zur Berichtigung und Löschung

(1) Insoweit Sie betreffende personenbezogene Daten unrichtig sind, haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung zu verlangen. Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

(2) Unter den in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen steht Ihnen das Recht zu, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle. Das Recht auf Löschung steht Ihnen insbesondere zu, wenn die fraglichen Daten für die Erhebungs- oder Verarbeitungszwecke nicht mehr notwendig sind, wenn der Datenspeicherungszeitraum verstrichen ist, ein Widerspruch vorliegt, oder eine unrechtmäßige Verarbeitung vorliegt.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

(1) Nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

(2) Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

(3) Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung steht Ihnen insbesondere zu, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist; das Recht steht Ihnen in diesem Fall für eine Zeitspanne zu, die für die Überprüfung der Richtigkeit erfordert wird. Entsprechendes gilt, wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchsrechts zwischen Ihnen und uns noch umstritten ist. Dieses Recht steht Ihnen außerdem insbesondere dann zu, wenn Ihnen ein Recht auf Löschung zusteht und Sie anstelle einer Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

(1) Nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe zu erhalten.